「ペーパーレス＆オンライン対応！デジタル行政書士のすすめ」〜クラウド型行政書士の仕事術〜

はじめに

みなさん、こんにちは。昨今、デジタル化、オンライン、DX等の様々なインターネットを使った仕事が増えています。今後益々、その流れは加速することが考えられます。私の事務所が行っている行政書士の仕事は、従来、紙ベースの書類作成や役所への出向きが必須でした。しかし、近年のデジタル化の進展により、「クラウド型行政書士」という新しい働き方が可能になっています。本記事では、クラウドツールを活用した行政書士の仕事術について解説します。

クラウド型行政書士とは？

クラウド型行政書士とは、インターネット上のクラウドツールを活用し、事務作業の効率化やリモートワークを実現する行政書士のことを指します。これにより、時間や場所に縛られずに業務を進めることができます。どこにいても仕事が可能となり、育児や介護が必要な方たちも働きやすい環境を整えることが可能です。

クラウド活用のメリット

1. 業務の効率化

クラウドツールを活用することで、従来の紙ベースの作業をデジタル化し、作業時間を短縮できます。たとえば、GoogleドキュメントやNotionを使えば、文書作成や管理がスムーズになります。

2. コスト削減

クラウドツールを使えば、紙やインクのコスト、郵送費などを削減できます。また、事務所を持たずに在宅で業務を行うことも可能になります。個人事業の方は、家賃や光熱費の一部を経費として扱うことも可能です。

3. クライアントとのやり取りがスムーズに

クラウド型のコミュニケーションツール（Zoom、Chatwork、Slackなど）を利用することで、対面での打ち合わせを減らし、迅速なやり取りが可能になります。

4. セキュリティの向上

クラウドストレージ（Google Drive、Dropboxなど）を活用することで、データのバックアップが容易になり、万が一のデータ紛失リスクを減らせます。また、アクセス権限を管理できるため、セキュリティを強化できます。

クラウドツールの活用方法

1. 文書作成・管理

  • Googleドキュメント／Microsoft Word Online：契約書や申請書類の作成
  • Notion／Evernote：案件ごとのメモやタスク管理
  • クラウドストレージ（Google Drive、Dropbox）：ファイルの保管・共有

2. クライアントとのコミュニケーション

  • Zoom／Google Meet：オンライン相談
  • Chatwork／Slack／LINE公式アカウント：クライアントとのやり取り
  • 電子署名ツール（クラウドサイン、DocuSign）：契約書の電子署名

3. 業務管理・タスク管理

  • Trello／Asana／Notion：案件管理、進捗確認
  • 会計ソフト（freee、マネーフォワード）：経理・確定申告の簡素化

4. 行政手続きのオンライン化

  • e-Gov：電子申請
  • マイナポータル：行政手続きのオンライン対応
  • J-Grants：補助金申請のオンライン対応

クラウド型行政書士になるためのステップ

1. 必要なツールを導入する

まずは、Google Workspace（Gmail、Googleドキュメント、Google Drive）など、基本的なクラウドツールを導入しましょう。無料版から始めることも可能です。

2. ペーパーレス化を進める

紙の書類を減らし、デジタルデータで管理する習慣をつけます。スキャナーアプリ（Adobe Scan、CamScanner）を活用すると、簡単に紙の書類をデジタル化できます。

3. オンライン対応を充実させる

WebサイトやSNSを活用して、オンラインでの相談や業務依頼を受け付ける体制を整えます。特にLINE公式アカウントやInstagramを活用すると、集客効果が高まります。

4. セキュリティ対策を強化する

クラウドを活用する上で、セキュリティ対策は不可欠です。二段階認証の設定や、VPN（仮想プライベートネットワーク）の活用を検討しましょう。また、パスワードの設定は、誕生日等の推測されやすいものは避けましょう。

5. 継続的な学習と改善

クラウドツールは進化し続けています。最新のIT技術を学びながら、業務の効率化を図ることが重要です。定期的にセミナーやウェビナーに参加するのもおすすめです。

クラウド型行政書士の成功事例

事例1：地方在住でも全国対応

ある行政書士は、Zoomを活用したオンライン相談を導入し、全国から依頼を受けられる体制を構築しました。結果、地方に住みながらも全国のクライアントを獲得し、売上を伸ばしました。

事例2：副業から本業へシフト

本業の傍らクラウド型行政書士として活動を開始し、SNSを活用して集客した結果、1年後には独立。ペーパーレス化とオンライン業務を徹底することで、低コストでの開業が可能になりました。

事例3：子育てや介護と両立しながら活躍

育児中の行政書士が、クラウドツールを駆使して在宅で業務を遂行。電子契約やオンライン面談を活用し、育児と仕事の両立を実現しています。私も親の介護をしながら業務を遂行しています。個人事業なので、時間に関しては会社員と比較すると自由があります。

まとめ

クラウド型行政書士は、IT技術を活用することで、従来の業務スタイルにとらわれず、効率的に働くことが可能です。適切なツールを導入し、ペーパーレス化とオンライン対応を進めることで、時間やコストを削減しながら、より多くのクライアントに対応できるようになります。

行政書士業務のデジタル化が進む中で、クラウド型の働き方を取り入れることは、これからの時代に必須のスキルとなるでしょう。当事務所は、福岡県の地方にありますが、クラウド型行政書士として開業します。全国対応可能ですので、気軽にご相談ください！！

【事務所のホームページ】https://office-miyoshi.com/